Checklisten: Wie Sie Prozesse dokumentieren und anwenden

Checklisten sind eine hervorragende Möglichkeit, wiederkehrende Prozesse und Abläufe zu beschreiben und festzuhalten. So können Sie einen einmal gelernten Ablauf immer wieder verwenden, wenn Sie diesen brauchen. Wenn Sie beispielsweise beim Lesen eine nützliche Methode kennenlernen, welche Sie mehrmals oder regelmäßig brauchen, sollten Sie eine Checkliste von dieser Methode erstellen. So können Sie jederzeit auf die Checkliste zurückgreifen und diese einfach abarbeiten.

Erstellung einer Checkliste

Schreiben Sie zunächst alle wichtigen Schritte des Prozesses auf und notieren Sie sich, was bei den einzelnen Schritten zu beachten ist. Dann stellen Sie den Ablauf übersichtlich dar, indem Sie die einzelnen Schritte sowie die Reihenfolge dieser Schritte beschreiben. Bei einfachen Abläufen können Sie dies mithilfe einer nummerierten Liste erreichen. Bei komplexeren Prozessen, welche alternative oder parallele Abläufe enthalten, bietet sich eine skizzierte Darstellung des Prozesses an, beispielsweise in Form eines Flussdiagramms.

Beispiel für einfache Checklisten (Miracle Morning)
Checkliste zum Miracle Morning von Hal Elrod
Beispiel für komplexere Checklisten (GTD-System)
Checkliste zum „Getting Things Done„-System von David Allen

Verwaltung von Checklisten

Damit Sie Ihre Checklisten schnell und jederzeit parat haben, sollten Sie ein System entwickeln, um diese zu verwalten und zu organisieren. Dazu sollten Sie jede Checkliste mit einem Titel versehen, welcher deutlich ausdrückt, wann und wofür die Checkliste verwendet wird. Zudem sollten Sie ein Ordner-System anlegen, um Ihre Checklisten zu verwalten. Dies können Sie sowohl physisch als auch digital machen. Erstellen Sie dabei einen Ordner für alle Checklisten und sortieren Sie diese nach einem für Sie sinnvollen Schema. Beispielsweise können Sie Ihre Checklisten basierend auf dem Kontext des Einsatzgebietes verwalten, indem Sie unterscheiden, ob Sie die jeweiligen Checklisten auf der Arbeit oder zu Hause benötigen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihre Checkliste nach Themengebieten oder nach der Häufigkeit ihrer Anwendung zu sortieren. Der Vorteil bei einer digitalen Abspeicherung ist, dass Sie die Checklisten auch durch die Suche nach dem entsprechenden Titel finden können.

Falls Sie eine Checkliste regelmäßig an einem bestimmten Ort brauchen, ist es nützlich, die Checkliste an dem entsprechenden Ort zu platzieren. Dadurch werden Sie an die Anwendung des Prozesses erinnert und können die Checkliste dort sehr leicht abarbeiten. Beispielsweise können Sie die Checkliste zum Miracle Morning auf Ihrem Nachttisch ablegen, sodass Sie diese nach dem Aufstehen sofort anwenden können. Wenn Sie eine Checkliste regelmäßig an unterschiedlichen Orten benötigen, können Sie die Checkliste auf Ihrem Handy abspeichern und eine Erinnerung an diese Checkliste festlegen.

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